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ARXivar

L’innovazione nella gestione documentale

ARXivar è una piattaforma che consente di concentrare in un unico punto tutte le informazioni di un'azienda o di un reparto per poterle gestire in sicurezza in modo facile. Il plus di ARXivar consiste nell’integrazione in un’unica soluzione delle funzioni di archiviazione, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali.

Tramite l'ausilio un editor grafico, ARXivar abilita qualsiasi utente, anche se privo di specifiche competenze, a disegnare e rendere funzionante in breve tempo la gestione dei workflow aziendali senza che risulti necessario scrivere programmi personalizzati.

Con ARXivar creare un processo è semplicissimo! Tutte le fasi di un flusso sono impostate attraverso strumenti grafici e senza necessità di scrivere codice! Inserendo e trascinando forme e frecce, si definiscono azioni manuali o automatiche, vincoli, tempi e utenti coinvolti nelle attività. Il Modellatore di Workflow permette di creare e modificare autonomamente la struttura e la logica dei flussi di attività. In pochi click e tempestivamente si modifica un processo in corso.

ARXivar gestisce il documento lungo tutto il suo ciclo di vita e i suoi stati di validità: bozza, approvazione, accettazione, spedizione, condivisione etc. In fase di configurazione si definiscono gli stati approvativi, e i relativi utenti coinvolti, attraverso cui i documenti dovranno muoversi.

Con ARXivar l’organizzazione aziendale è messa in condizione di affrontare con semplicità:

ARXivar soddisfa le mutate esigenze delle funzioni aziendali, sempre più abituate a operare da remoto ed in mobilità, consentendo l’acceso alla piattaforma dal proprio smartphone.

ARXivar è piattaforma adattabile a qualunque settore aziendale e facilmente integrabile con i sistemi già presenti in azienda: 15 anni di progetti realizzati in oltre 2000 realtà consentono ad ARXivar di presentarsi al mercato con una significativa knowledge base di Best Practice in moltissimi settori merceologici.

 

ARXivar: Il VALORE DELLA PIATTAFORMA MISURABILE SULLA BASE DELL’AMPIA DIFFUSIONE TRASVERSALE A TUTTI I SETTORI MERCEOLOGICI

In particolare sono state implementate soluzioni per i settori:

 

LOGISTICA

ARXivar GARANTISCE UNA GESTIONE SEMPLIFICATA E TRACCIATA DEI PROCESSI OPERATIVI E AMMINISTRATIVI DEL SETTORE LOGISTICO E DEL RELATIVO CORREDO DOCUMENTALE.

I processi del settore logistico sono caratterizzati da una grande complessità, e prevedono la raccolta di una molteplicità di documenti diversi che, per essere efficienti e a valore, devono diventare paperless. Alcune soluzioni implementabili con ARXivar:

  • Integrazione con i sistemi operativi in uso (un unico repository centralizzato)
  • Gestione digitale DDT
  • Gestione processo di qualificazione dei vettori
  • Gestione dell’anagrafica vettore e del ciclo di vita del vettore stesso, nonché della documentazione relazionata alla sua certificazione
  • Gestione del Sistema Qualità e del processo di approvazione, pubblicazione e aggiornamento delle relative procedure e istruzioni operative

 

SANITÀ

ARXivar permette di razionalizzare i processi amministrativi e migliorare l’accesso alle informazioni.

Per un intervento medico tempestivo ed efficace una struttura sanitaria deve disporre di sistemi e tecnologie di back-office adeguati.

  • Archiviazione e conservazione dei documenti di refertazione
  • Gestione dei processi del risk management (sinistro ospedaliero, Incident reporting)
  • Comitato etico: convocazione, verifiche , audit, raccolta e protocollazione di documenti internazionali
  • Gestione fornitori, gare ed appalti
  • Gestione processi ispettivi (con dispositivi mobile e firma grafometrica per redigere verbali e denunce)
  • Risorse umane: sportello virtuale per i servizi della gestione del personale interno ed esterno

 

AUTOMOTIVE

ARXivar permette di gestire le informazioni e i processi tipici dell’attività dei Dealer Automotive: Vendita Nuovo ed Usato, Richieste d’Acquisto, Gestione Reclami e Multe.

L’archiviazione è organizzata in modo da aggregare i documenti attinenti ad uno stesso oggetto, per facilitarne la ricerca e la visualizzazione:

  • Integrazione con i più diffusi DMS, mail e fax
  • Gestione revisione documenti, cartelle e pratiche
  • Vendita: Gestione pratiche, controllo documenti, approvazione, approntamento, pagamento e consegna
  • Gestione Reclami: Completamento pratica, analisi reclamo, attuazione correttivo, verifica, gestione legale
  • Gestione Multe: Identificazione trasgressore, rinotifica multa, monitoraggio scadenza, pagamento.

 

FARMACEUTICO

Le funzionalità di ARXivar consentono di gestire in modo ottimale i processi amministrativi e commerciali del settore farmaceutico

Inoltre ARXivar risponde a tutte le esigenze legate all’acquisizione/distribuzione delle merci, al loro immagazzinamento, alla loro trasformazione, ai controlli di qualità ed alla tracciabilità.

  • Gestione della distribuzione di medicinali ai Sert
  • Gestione modifiche materiale di confezionamento
  • Gestione delle attività dell’informatore scientifico (dalla raccolta dei saggi, alla gestione note spese da mobile)
  • Gestione processo Ricerca e Sviluppo
  • Gestione ticketing strumenti elettromedicali
  • Fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione

 

IT

ARXivar permette di ottimizzare le attività di sviluppo e manutenzione software e assistenza clienti.

Il settore IT è caratterizzato da un forte dinamismo dei mercati e dei prodotti e richiede quindi soluzioni in grado di rispondere velocemente ai cambiamenti funzionali e strategici.

  • Gestione ticket di assistenza
  • Gestione progetti di sviluppo software
  • Implementazione software
  • Gestione rilasci/aggiornamenti di versioni software
  • Gestione dei rapportini elettronici
  • Gestione ordini clienti
  • Archiviazione licenze software
  • Scadenzario contratti assistenza
  • Reportistica

 

ELETTRICO

ARXivar permette di gestire e monitorare i processi del settore Elettrico/delle Elettroforniture e di veicolare e facilitare lo scambio informativo dentro e fuori l’azienda.

La piattaforma consente di dematerializzare e gestire in modo efficace le attività core del settore: dalla organizzazione dei documenti, fatturazione elettronica e conservazione a norma fino alla gestione dei processi aziendali più complessi.

  • Acquisizione della firma biometrica a banco
  • Gestione delle non conformità
  • Aggiornamento e condivisione listini
  • Trattative commerciali spot
  • Interfacciamento della rete vendita

 

MANIFATTURIERO

ARXivar permette di ATTIVARE il business gestendo tutte le fasi dei principali processi delle aziende di produzione, digitalizzando lo scambio di informazioni tra i vari uffici.

ARXivar gestisce digitalmente ciclo degli acquisti, ciclo attivo, schede tecniche di prodotto, Sistema qualità.

  • Ciclo degli Acquisti: Richiesta di Acquisto, flusso autorizzativo, integrazione con ERP per emissione ordine d'acquisto, archiviazione DDT e controllo merce in ingresso, autorizzazioni fattura d'acquisto.
  • Ciclo Attivo: Offerta cliente, richiesta e conferma d'ordine, consegna (lista picking)
  • Gestione scheda tecnica di prodotto: progettazione, produzione, autorizzazioni e versioning
  • Sistema di Gestione qualità: Revisione documenti, modifica e approvazione procedure, controllo qualità approvigionamenti e prodotti in uscita

 

UTILITIES

ARXivar permette di gestire digitalmente l’intero ciclo di vita del contratto, dalla ricezione fino alla fatturazione.

ARXivar gestisce i processi di dematerializzazione e validazione di tutta la contrattualistica relativa alla somministrazione dei servizi erogati (idrici, elettrici e gas).

  • Dematerializzazione e conservazione elettronica di bollette, contratti, fatture, LUL
  • Definizione, acquisizione, stipula contratti
  • Gestione anagrafica utente segmentata secondi criteri fiscali e geografici
  • Gestione profili tariffari
  • Recupero crediti ed emissioni solleciti
  • Gestione fatturazione massiva e periodica
  • Gestione manutenzione impianti

 

BANCARIO

Con ARXivar le filiali possono dematerializzare i processi documentali relativi, ad esempio, alla richiesta di un mutuo o di un prestito avviando una serie di controlli sia formali che contestuali.

La digitalizzazione dei documenti e dei processi bancari permette di ottenere: servizi più efficienti, riduzione degli errori, garanzia della conformità e riduzione dei costi di stampa.

  • Predisposizione lista dei requisiti documentali, definendone tipologia, fonte, validità, tempi e modalità di acquisizione
  • Semplificazione del compito di raccolta dei documenti da parte dell’operatore
  • Definizione processo di valutazione e approvazione della richiesta
  • Predisposizione di un portale per i clienti dove poter seguire l’iter approvativo della richiesta
  • Gestione modifiche, decorrenze e verifiche conclusive

 

AGROALIMENTARE

ARXivar favorisce l’applicazione delle procedure nel settore dell’agroalimentare e consente di raccogliere, organizzare e condividere le informazioni aziendali, a garanzia di trasparenza e tracciabilità.

La piattaforma guida il corretto inserimento dei dati nel processo produttivo e suggerisce le attività da svolgere alla forza vendite anche in mobilità, ad esempio per consultare le condizioni dei canvass applicati ai clienti.

  • Informazioni e documenti riguardanti ogni lotto organizzate e immediatamente disponibili
  • Archiviazione dati guidata
  • Gestione delle non conformità ed azioni correttive
  • Gestione resi
  • Gestione rapporti con la GDO
  • Controllo disponibilità materiali prima dell'avvio della produzione

 

SERVIZI PROFESSIONALI

ARXivar permette di organizzare l’operatività dei dipendenti e di monitorare e misurare le prestazioni.

ARXivar permette di avere pieno controllo su tutti gli aspetti del lavoro, organizzare l’operatività dei dipendenti in modo preciso e tracciare documenti e altro materiale relativo alla pratica in oggetto.

  • Inserimento e controllo dati commessa
  • Assegnazione a monte delle attività e relative tempistiche per ogni operatore
  • Gestione del ciclo di approvazione dei prospetti Attività da parte dei responsabili di ciascuna commessa
  • Creazione automatica del “fascicolo di commessa”
  • Report puntuali sulle varie commesse
  • Evidenza delle attività in ritardo rispetto alla pianificazione definita

 

Richiedi maggiori informazioni scrivendo a UfficioCommerciale@quidinfo.it oppure telefonando allo 055 323 444